• Volledige handling
  • Natuurlijk MVO!
  • 24-uurs verwerking
  • Multi doorzoekbaar
  • State of the art beveiligd


Succesvol archief digitaliseren?

 

Of het nu om het digitaliseren van een archief met bouwtekeningen, (handgeschreven) medische dossiers of de financiële- en personeelsadministratie gaat, efficiënt gebruik van ruimte en bovenal data kunnen het verschil maken tussen nodeloos blijven dealen met ruimtegebrek, zoektochten naar kwijtgeraakte dossiers en hoofdbrekens dankzij niet te volgen archiefstructuren. Maar hoe kunt u nu succesvol uw archief digitaliseren?

  

Archief digitaliseren is meer dan goed scannen!  

Het digitaliseren van een archief houdt meer in dan het vinden van een scanoplossing alleen. Door jarenlang gebruik zijn ook de meest zorgvuldig behandelde archieven ´vervuild´geraakt; Documenten zijn in verkeerde dossiers teruggestoken, volledige inhouden zijn in andere mappen geraakt en niet zelden blijken ordners verdwenen. Uw archief digitaliseren door 2dA betekent zonder uitgebreide voorbereiding scannen én de mogelijkheid om gelijktijdig uw archief laten controleren en optimaliseren. Met de standaard 2dA scankwaliteit krijgt u al een hoogwaardig digitaal archief  met direct oproepbare en razendsnel doorzoekbare bestanden. Daarnaast kunt u zeker zijn: wat u aanlevert krijgt u gegarandeerd goed digitaal retour.

 

Daarom archief digitaliseren met 2dA:  

Beperking van archiefruimte vormt vaak de initiële motivatie om te gaan digitaliseren. Vaker blijken kostenbesparing en efficiencyverhoging echter de grote winst na een digitaliseringtraject; Door centralisering van archieven en het via internet, overal en altijd beschikbaar worden van data, krijgen - geautoriseerde - gebruikers binnen seconden benodigde informatie. 2dA voert in al haar digitaliseringen standaard een dataoptimalisatieproces uit op zowel de originele dossiers, als de gedigitaliseerde data. Hiermee wordt ondermeer de bestaande dossiervervuiling in uw archief geminimaliseerd tot maximaal 0.01% en wordt de geleverde digitale data multi-doorzoekbaar. Daarbij wordt de herkenbaarheid van uw informatie vergroot door de standaard retourlevering van full color data door 2dA.  

 

Een archief digitaliseren met 2dA kent dankzij een aantal innovatieve processen meerdere unieke voordelen; Hierna volgt een beperkt overzicht: 

  • Centralisering van het archief; 
     
  • Vanaf elke internetlocatie en binnen seconden beveiligde toegang tot de gedigitaliseerde data; 
     
  • Uniforme archiefopbouw (door o.a. het tackelen van het zogenoemde fiets-rijwielprobleem). 
     
  • Tijdwinst; 

- zoektijden naar dossiers: verdwijnen 
- zoektijden binnen dossiers:gereduceerd tot seconden, afhankelijk van internetverbinding
- hoge mate van doorzoekbaarheid: data kan al op twee alfanumerieke posities gevonden worden
- hoge mate van herkenbaarheid: 2dA digitaliseert standaard full colour (zonder noemenswaardige vertraging in snelheid oproepbaarheid) 
- forse beperking voorwerk voor digitaliseren door opdrachtgever, want uitsluitend gerichte werkzaamheden a.g.v. beschikbaar stellen aanleverlijsten door opdrachtgever en foutenlijsten door 2dA (geen controle van fysieke dossiers voor digitaliseren nodig) 

 

  • Ruimtewinst, door:

- Afname fysieke archiefruimte 

- Beperkte dataopslagcapaciteit nodig (door unieke comprimeer- en beheermethodieken 2dA)

 

  • Toename veiligheid:

- kantoor-, archief- en/of werkruimte: door verwijdering - vaak brandbare - archiefmateriaal  

- data: door hoge beveiligingseisen

- 100% traceerbaarheid gedigitaliseerde dossiers

  

Archiefmaterialen die volgens de unieke 2dA-digitaliseringsproces kunnen gedigitaliseerd: 

  • Medische dossiers   
  • Kinddossiers 
  • Boeken 
  • Dossiers bouwvergunningen 
  • Personeelsdossiers 
  • Financiële administratie 
  • Jaarverslagen 
  • Tekeningen in groot formaat (> dan A0) 
  • Cultuur historisch materiaal 
  • Foto’s 
  • Tekeningen 
  • (Land)kaarten 
  • Kranten en tijdschriften 
  • Overig grafisch drukwerk 
  • Overig materiaal


zie voor meer informatie het volgende persbericht



Digitaliseren archief betekent voortaan fouten herstellen én voorkomen


 

Nieuwe kwaliteitstandaard voor digitaliseringmarkt door innovaties van digitaliseringspecialist 2dA uit Nijmegen

 

22 mei 2013 Nijmegen  >  Innovaties van digitaliseringspecialist 2DA leiden tot  baanbrekende verbetertrajecten in de digitaliseringbranche. Waar voorheen de omzetting van analoge naar digitale archieven met veel handwerk werd uitgevoerd heeft het Nijmeegse bedrijf een traject ontwikkeld waarin naast volautomatisch scanning standaard dataoptimalisering plaatsvindt. Hierdoor worden bestaande archief- en gebruiksfouten hersteld en kunnen toekomstige missers worden voorkomen; Een opmerkelijke en belangrijke stap tot kwaliteitsverbetering én kostenbesparing voor opdrachtgevers als het UMC St. Radboud, Schiphol Real Estate en de Monuta Stichting

 

Volautomatische controle en optimalisering

Waar mensen werken worden fouten gemaakt. Ook in vertrouwelijke archieven zijn onjuist gelabelde, verkeerd weggestoken en zelfs verdwenen documenten aan de orde van de dag. Foutmarges die regelmatig in de tientallen procenten lopen, leiden ondermeer tot ongewenst zoeken, hoge kosten en vervolgfouten, die – ondermeer in de medische wereld – pijnlijk verkeerde gevolgen kunnen hebben. Om tot een foutloze digitalisering van het archief van het UMC St. Radboud te komen ontwikkelde en realiseerde het Nijmeegse 2dA een digitaliseringtraject dat analoge archieven zonder specifieke administratieve voorbereiding optimaliseert naar nagenoeg foutloze digitale archieven. Dat het product een gat in de markt vult blijkt inmiddels uit de aanvragen om ook reeds gedigitaliseerde data volautomatisch te controleren en - blijkt standaard - te optimaliseren.

 

Meer over 2dA

2dA, staat voor to digital archives. De digitaliseringspecialist uit Nijmegen werkt voor vooral nationale opdrachtgevers naar een 100% goedfunctionerende digitale dataomgeving. Het bedrijf is bekend om haar innovaties op het gebied van volautomatische datacontrole- en dataoptimaliseringtools. Daarnaast speelt de sluitende 2dA-track&trace methodiek een  belangrijke rol in de kwaliteitsverbetering en kostenbesparing van digitaliseringprocessen. Dit met oog voor Duurzaam Ondernemen.

Archief digitaliseren 

referenties

  • Universitair Medisch Centrum Radboud (logo)
  • Korps landelijke politiediensten (logo)
  • Woningcorporatie Talis (logo)
  • Schiphol Real Estate (logo)
  • Stadsarchief Amsterdam (logo)
  • Triodos Bank (logo)
  • Luchtvaartmaatschappij Transavia.com (logo)
  • Monuta uitvaartverzorger en verzekeraar (logo)
  • SURFnet (logo)
  • Havenziekenhuis (logo)
Contact